Planificación.

La planificación es un proceso en el que se establecen objetivos “es lo que establece una organización para poner en práctica las decisiones e incluye su evaluación para introducir, si fuera necesario un nuevo ciclo de planificación” (Requeijo, 2008, p. 41). En tal sentido, Corredor (1997, p. 55-56) expresa  que “la planificación es un proceso integral que propone una nueva actitud hacia el futuro posible mediante la aplicación de normas que incluyan la razón organizacional, la relación de actores antagónicos, la cualidad del proceso y las perspectivas de cambio”.

Siguiendo este orden de ideas, las empresas deben tomar acciones para alcanzar las metas trazadas,  la planificación es fundamental para tomar medidas frente a los cambios del mercado y para esto es necesario definir el procedimiento a seguir para llegar al resultado deseado. La misma consiste en un vía fundamental de comunicación en las empresas.

De acuerdo a los planteamientos hechos por Paris (2005) en la planificación tiene la misma importancia el proceso para cumplir con las metas como estas, es necesario determinar los objetivos a alcanzarse y los pasos para cumplirlos, implica una toma de decisiones, anticipación y previsión. Los planes se deben hacer a largo plazo trazando objetivos generales y poniendo énfasis en las estrategias e indicadores a desarrollar y alcanzar.

De acuerdo a lo expresado por Requeijo (2008) los requisitos para una eficacia en la planificación son: el diagnóstico en donde se identifican los elementos sobre los cuales se van a hacer cambios, en esta fase se tiene en cuenta la participación de todos los trabajadores, después se fijan las acciones que necesitan prelación y se establece un camino a seguir donde se produzca una respuesta a los elementos que tengan prelación. A continuación se plantean los objetivos claros en donde se formule los medios, espacios de tiempo y criterios para su medición.

Después se ejecuta el plan es decir se pone en marcha, esto se hace teniendo previamente establecidos los plazos, recursos materiales, talento humano,  con actividades claras y proyectos, así mismo se debe evaluar si el proyecto es factible desde el aspecto financiero, técnico y social Por último se evalúa el plan, en donde se evalúa si los objetivos se alcanzaron así mismo se toman medidas y realizan los cambios necesarios.

Continuando con lo expuesto por Requeijo (2008)  la planificación brinda ventajas a la organización, se destaca que se evita la improvisación  entonces se trabaja por el cumplimiento de unas metas especificas siguiendo parámetros específicos, se busca productividad en las actividades que se realicen para alcanzar las metas previamente establecidas, se definen fechas especificas para empezar y terminar las acciones planificadas así mismo lo que se espera del desempeño de los trabajadores. A continuación se  maximiza el uso de los recursos, mediante una mayor utilización de las instalaciones haciendo un uso eficiente de los materiales y el recurso humano.  

La planificación también se rige por ciertos principios entre estos se destaca que debe ser flexible, es decir adaptarse a los cambios que se presenten, continuo para que los objetivos se puedan alcanzar, se deben prever los recursos necesarios para cumplir el plan, así mismo estar en el contexto de la realidad, al planificar se evitan las improvisaciones ya que los fines, recursos y objetivos se establecen de manera previa.

En las actividades administrativas a realizar en una organización en la supremacía debe estar la planificación  y de acuerdo a lo que se decida en esta se ejecutan todas las funciones. Al respecto Gutiérrez (2003, p.33) plantea que las organizaciones deportivas y recreativas necesitan  planificar para no verse afectadas por el entorno ya que al prestar servicios están inmersas en la sociedad e influirán en esta y se verán afectadas por la misma.

El entorno recreativo y deportivo en el que está inmersa la DG de Deporte Estudiantil es multidireccional, dinámico y versátil  por consiguiente es necesario tener en cuenta aspectos culturales, políticos y sociales en un ambiente que presenta cambios continuos a los cuales debe adaptarse con facilidad. Mediante una planificación adecuada se busca contrarrestar estos aspectos y generar un trabajo de grupo en donde los trabajadores participen para generar compromiso para alcanzar los objetivos trazados.

A pesar de estos beneficios, muchas organizaciones deportivas estadales son reacias a la aplicación de la planificación entre otros aspectos por que no existe competencia, se financian con dinero del gobierno, trabajan con deportistas y no tienen planes lucrativos, entre otros (Paris, 2005). De igual modo estas organizaciones deben rendir y dar resultados, las mismas también presentan constantes cambios en su entorno y los objetivos que se trazan así mismo. Por consiguiente deben realizar procesos de planificación, reflexionar sobre lo que las rodea, prever lo que puede pasar en el futuro, tomar decisiones es decir elegir qué camino  tomar  y acciones a realizar.

El mismo autor plantea que en las organizaciones deportivas públicas los procedimientos administrativos son uno de los objetivos de los empleados, en lugar de encargarse de rentabilizar los espacios deportivos o aumentar el número de atletas atendidos se encargan de que el dinero se use en los rubros preestablecidos.

Bajo esta perspectiva según Paris (2005) a diario las organizaciones deportivas se ven inmersas en diversos cambios relacionados con los recursos con los que disponen, sus objetivos y forma de actuar. Se requiere una reflexión del entorno para ver  lo que pasa y analizar la situación actual de la organización. Cuando se planifica se trazan objetivos porque con base en estos será el accionar del talento humano de la Dirección, así mismo motiva debido a que las personas se sienten animadas y van a esforzarse por cumplir las metas trazadas, es necesario que los trabajadores estén familiarizados con sus funciones.

Cuando se planifica se piensa en el futuro, se tienen en cuenta las cosas que se van a hacer y que camino seguir así como con que recursos hacerlo. Al momento de planificar se deben tener en cuenta los recursos humanos y materiales para estar preparado para las acciones venideras. Las organizaciones buscan continuamente planificar, en si todas las personas planifican de forma constante, se toman en cuenta las condiciones del entorno, se fijan objetivos, se plantean las formas o medios para cumplirlos y se formulan los proyectos, esto sirve para que los trabajadores no pierdan la visión de su accionar y tracen todos sus esfuerzos en actividades importantes para la Dirección. Por consiguiente los planes que se trazan son el reflejo de las metas que se desean alcanzar y establecen y el cómo, qué y cuándo se van a alcanzar.

Referencias Bibliográficas

Fonseca, I (2011) Programa gerencial basado en la planificación estratégica dirigido al personal que labora en la Dirección General de Deporte Estudiantil  del Instituto Nacional del Deporte. Trabajo de Grado  de  Maestría no publicado, Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Instituto Pedagógico de Caracas, Caracas.

 

Programa Gerencial basado en la Planificación Estratégica.

Introducción

La propuesta que se presenta a continuación  es el resultado de una investigación previamente realizada en donde se concluye la pertinencia del uso de la planificación estratégica en la Dirección General de Deporte Estudiantil (DGDE) del Instituto Nacional del Deporte (IND) y se basa en lo expresado por Paris (2005, p.23) quien plantea que esta es “ el proceso por el que una organización, una vez analizado el entorno en el que se desenvuelve y fijados sus objetivos a medio y largo plazo, elige (selecciona) las estrategias más adecuadas para lograr esos objetivos” y se definen los proyectos a realizar.

Siguiendo este enfoque se propone un programa basado en la Planificación Estratégica (PE) como herramienta para alcanzar una gestión apoyada en objetivos a largo plazo, optimización del talento humano y los recursos al plantearse un plan estratégica. Así mismo su énfasis maximiza el uso de la PE por parte de los planificadores con la finalidad de que adquieran herramientas y puedan enfrentar los diversos escenarios que afrontan en su accionar diario.

De igual forma es un programa que sirve en la capacitación de los planificadores y los involucra mediante una participación activa en la formulación de la misión, visión, valores corporativos, objetivos estratégicos y estrategias entre otros de la unidad administrativa en la cual hacen vida. Cabe destacar que al diseñar esta propuesta se tomaron en cuenta los insumos contenidos en los resultados derivados en la investigación realizada previamente en donde se detectaron las necesidades en la población objeto de este estudio y se propuso como respuesta a las condiciones  expresadas por los planificadores de la DG de Deporte Estudiantil encuestados un programa gerencial de Planificación Estratégica para ser más productivos.

La propuesta está diseñada como un curso de capacitación dirigido a los planificadores de la Dirección General de Deporte Estudiantil, este tiene una estructura basada en 4 módulos, para capacitar a los trabajadores con relación a planificación estratégica. Las temáticas a tratar son: Diagnóstico de la situación actual, objetivos corporativos, estrategias corporativas y planes de acción con un total de 72 horas, donde se abordaran como estrategias foros, ponencias, técnicas de investigación documental, mesas de trabajo, lecturas reflexivas. De igual manera la estructura es de la siguiente manera: fundamentación teórica, justificación, objetivos, general y específicos, estructura del programa,  actividades a realizar, fases para la construcción de la propuesta y evaluación.

Para la presentación de esta propuesta se llevaron a cabo los siguientes pasos

1.    Se planteó el objetivo general  y específicos  y los temas a tratar.

2.    Se establecieron los  temas a tratar los cuales describen el aprendizaje esperado al terminar el cada módulo.

3.    Se trazaron las estrategias metodológicas para llevar a cabo el proceso en la aprehensión de conocimientos.

4.    Se eligió el talento humano y los recursos materiales para el desarrollo del curso.

5.    Se estableció el lapso de ejecución de cada módulo.

6.    Se definieron los parámetros para la evaluación y de esta manera saber que conocimiento han adquirido los planificadores.

Fundamentación teórica

Se presenta el modelo de PE sugerido por la investigadora para el desarrollo de esta propuesta. En este  lo primero que se resalta en este modelo es la unión entre la estrategia que según Chandler, 1962 (citado en Mintzberg y otros, 1997) es “el elemento que determinaba las metas básicas de una empresa, a largo plazo, así como la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar estas metas” (p.2), los gerentes deben saber con cuáles recursos cuentan y que acciones pueden alcanzar con estos de la misma forma deben saber que objetivos y planes pueden diseñar, entonces la estrategia es la que guía el accionar de la empresa y la toma de decisiones.

Por su parte de acuerdo a Kaufman, 1973 (citado en Mestre, 2004) la función de la planificación es  “determinar qué  debe hacerse, a fin de que posteriormente puedan tomarse decisiones prácticas para su implantación. La planificación es un proceso para determinar a donde ir y establecer los requisitos para llegar a ese punto de la manera más eficiente” (p.26) es decir consiste en prever hacia el futuro ordenando anticipadamente las actividades a realizar, tomando decisiones para conseguir los objetivos planteados.

Teniendo en cuenta estos dos conceptos, según Paris (2005) la planificación estratégica es:

el proceso por el que una organización, una vez analizado el entorno en el que se desenvuelve y fijados sus objetivos a medio y largo plazo, elige (selecciona) las estrategias más adecuadas para lograr esos objetivos y define los proyectos a ejecutar para el desarrollo de esas estrategias. Todo ello estableciendo un sistema de seguimiento y actualización permanente que adapte los citados objetivos, estrategias y programas a los posibles cambios externos e internos que afectan a  la organización.(p.23)

La estructura de la planificación estratégica se basa en 4 etapas, en la primera se hace el análisis de la situación actual por medio del uso de la matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) en donde se estudian los factores del ambiente interno y externo de la organización, una vez se hayan establecidos estos parámetros se prosigue a la formulación de los objetivos corporativos en donde se deja claro el que hacer de la organización, se trazan las estrategias y los planes operativos anuales con sus respectivos presupuestos. Todas estas etapas se cumplen con una activa y productiva participación de los planificadores.

Justificación

La importancia de la presente propuesta es capacitar a los trabajadores de la DG de Deporte Estudiantil mediante un programa de planificación estratégica, en búsqueda de la excelencia y productividad organizacional así como una herramienta administrativa para ser más eficiente y eficaz la Dirección, al ejecutarla se logra una mejoría en la labor día a día de los planificadores. Por otra parte,  un desafío en las entidades públicas y deportivas es la ejecución de planes estratégicos realizados y conocidos por todo el personal. Así mismo este aporte organizacional puede ser transferido y aplicado en otras Direcciones Generales del Instituto Nacional para el Deporte.

En tal sentido, el objetivo que plantea la propuesta es entorno al modelo de Planificación Estratégica para la DG y permite detectar las oportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades. Todo lo expuesto anteriormente argumenta la realización de este curso de planificación estratégica, permitiendo lograr a largo plazo resultados relevantes en los trabajadores que participen activamente.

La planificación estratégica es un medio para aprovechar la efectividad de allí se hace necesario incorporar las teorías de esta corriente como herramienta gerencial. Por otra parte la propuesta se justifica al estar orientada hacia las necesidades detectadas en el diagnóstico donde se evidenció la necesidad de usar este programa,  de la misma forma en las  debilidades y fortalezas reveladas durante el análisis de los resultados.

También es viable socialmente ya que cuando a los trabajadores se les aplicó el instrumento reflejaron como prioridad el uso de la planificación estratégica. Es importante resaltar que cuando se diseña un programa gerencial es esencial tener en cuenta las necesidades de las personas para dar respuesta a estas y aplicarlo en el momento pertinente. 

Objetivos de la Propuesta

Objetivo General

Proponer un taller de actualización al personal adscrito a la Dirección General de Deporte Estudiantil con relación a la planificación estratégica.

Objetivos Específicos

1.    Sensibilizar a los planificadores con relación a la importancia de la planificación estratégica en el uso de sus actividades laborales.

2.    Facilitar a los planificadores herramientas que le permitan el uso de la PE en su labor para hacer más productiva su gestión.

3.    Definir los elementos y características de la planificación estratégica para lograr establecer el plan estratégico de la DG.

4.    Elaborar estrategias desde el enfoque de la PE para llevar a cabo los procesos que ejecuta la DG de Deporte Estudiantil.

Estructura del programa

A quien está dirigido

A los 16 planificadores de la DG de Deporte Estudiantil del Instituto Nacional del Deporte.

Modalidad

Presencial con una directa participación de los funcionarios.

Duración

72 horas. Cada uno de los cuatro módulos tendrá una duración de dieciocho horas, con una distribución de seis (6) sesiones de tres (3) horas cada uno.

Facilitadores

Dos (2) especialistas en administración del deporte con amplios conocimientos de planificación estratégica, un (1) especialista de trabajo en grupo y la investigadora.

Recursos y materiales

Computadora, video beam, material de apoyo, bolígrafos, carpetas, cartulina, papel bond, marcadores, Cds y material bibliográfico que sirva de apoyo en cada módulo.

Ambiente

Salón Belarcazal ubicado en las instalaciones del Instituto Nacional del Deporte, se eligió dicho auditorio por tener una adecuada ventilación e luminación, sillas y mesas cómodas, la solicitud para el préstamo se hará a través de la DG de Deporte Estudiantil. 

Contenido

Conformado por cuatro (4) módulos: diagnóstico de la situación actual, objetivos corporativos, estrategias corporativas y planes de acción.

Módulo  I. Diagnóstico de la situación actual: Lo comprenden talleres relacionados con el análisis de los elementos del ambiente interno y externo mediante el uso de la matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas), diagnóstico de los aspectos que condicionan el accionar de la DG mediante la sensibilización e interrelación grupal con relación al talento humano, estructura organizativa, canales de comunicación, aspectos gerenciales, recursos financieros y tecnológicos, decisiones estratégicas y aspectos legales, normativos y administrativos.

Sesión I: Metodología para el uso de la matriz DOFA

Sesión II: Diagnóstico de los elementos del ambiente interno (fortalezas).

Sesión III: Diagnóstico de los elementos del ambiente interno (debilidades).

Sesión IV: Diagnóstico de los elementos del entorno externo (oportunidades).

Sesión V: Diagnóstico de los elementos del entorno externo (amenazas).

Sesión VI: Elaboración del cuadro de la matriz DOFA

Módulo II: objetivos corporativos: incluye la formulación de la misión, visón, valores corporativos y objetivos estratégicos  de forma tal que se permita al trabajador su participación activa en la elaboración de las premisas que establecen la razón de ser de la Dirección, sus funciones básicas de la misma manera lo que la organización desea ser en un futuro. Se plantea mediante intercambio de opiniones una visión compartida que logre un respaldo de los trabajadores y sea una fuente de inspiración. También se le permite al planificador manejar de manera clara los valores corporativos y la filosofía de la DG así como participar en la elaboración de los objetivos estratégicos es decir a largo plazo, haciéndolos de tal modo que se puedan medir ya que son una definición operativa de la visión y la misión.

Sesión I: Basamento teórico relacionado con los objetivos corporativos

Sesión II: Identificación de los aspectos necesarios para la formulación de los objetivos corporativos.

Sesión III: Definición de la misión de la DG de Deporte Estudiantil. 

Sesión IV: Determinación de una visión compartida.

Sesión V: Valores corporativos y filosofía de gestión.

Sesión VI: Creación de los objetivos estratégicos de la DG de Deporte Estudiantil.

Módulo III: estrategias corporativas

Se busca establecer las estrategias corporativas para tener claro el plan global de la DG de Deporte Estudiantil, mediante grupos de trabajo y crear las líneas de acción para alcanzar los objetivos propuestos. Así mismo se formulan las estrategias a usar en el crecimiento de la Dirección, las acciones a cumplir con relación a la estabilidad y renovación en esta unidad administrativa y de ese modo motivar a un cambio individual y organizacional. 

Sesión I: Definición conceptual de las estrategias corporativas.

Sesión II: Beneficios tangibles a alcanzar con el uso de las estrategias.

Sesión III: estrategia corporativa relacionada con el crecimiento.

Sesión IV: estrategia corporativa referida a la estabilidad.

Sesión V: estrategia corporativa basada en la renovación.

Sesión VI: formulación de las estrategias.

Módulo IV: planes de acción

A través de los cuales se buscará la priorización de los planes, mediante grupos de trabajo con la formulación de estrategias para cumplir las metas establecidas de manera tangible, creación de un plan de acción en forma conjunta  donde se busque la materialización de los objetivos estratégicos y se establezcan plazos con relación al tiempo a emplear. También  los funcionarios aportan ideas para la elaboración del POA y de acuerdo a su conocimiento disponen el presupuesto a usar en cada proyecto asignando los recursos financieros y funcionarios encargados de cada actividad a realizar.

Sesión I: Basamento teórico sobre los planes estratégicos.

Sesión II: Priorización de estrategias.

Sesión III: Medidas para materializar los objetivos estratégicos.

Sesión IV: Elaboración de un anteproyecto del POA.

Sesión V: Formulación de los proyectos del POA.

Sesión VI: Asignación del presupuesto a los proyectos del plan operativa anual.

Una vez se cumplan a cabalidad los contenidos de cada nivel del  programa gerencial basado en la planificación estratégica dirigido al personal que labora en la Dirección General de Deporte Estudiantil  del Instituto Nacional del Deporte se espera haber capacitado a los planificadores de modo tal que sean capaces de aplicar las herramientas propuestas y ser agente de acción.

Referencias Bibliográficas

Fonseca, I (2011) Programa gerencial basado en la planificación estratégica dirigido al personal que labora en la Dirección General de Deporte Estudiantil  del Instituto Nacional del Deporte. Trabajo de

Grado  de  Maestría no publicado, Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Instituto Pedagógico 

de Caracas, Caracas.