domingo, 16 de septiembre de 2012

Programa Gerencial basado en la Planificación Estratégica.


Introducción

La propuesta que se presenta a continuación  es el resultado de una investigación previamente realizada en donde se concluye la pertinencia del uso de la planificación estratégica en la Dirección General de Deporte Estudiantil (DGDE) del Instituto Nacional del Deporte (IND) y se basa en lo expresado por Paris (2005, p.23) quien plantea que esta es “ el proceso por el que una organización, una vez analizado el entorno en el que se desenvuelve y fijados sus objetivos a medio y largo plazo, elige (selecciona) las estrategias más adecuadas para lograr esos objetivos” y se definen los proyectos a realizar.
Siguiendo este enfoque se propone un programa basado en la Planificación Estratégica (PE) como herramienta para alcanzar una gestión apoyada en objetivos a largo plazo, optimización del talento humano y los recursos al plantearse un plan estratégica. Así mismo su énfasis maximiza el uso de la PE por parte de los planificadores con la finalidad de que adquieran herramientas y puedan enfrentar los diversos escenarios que afrontan en su accionar diario.
De igual forma es un programa que sirve en la capacitación de los planificadores y los involucra mediante una participación activa en la formulación de la misión, visión, valores corporativos, objetivos estratégicos y estrategias entre otros de la unidad administrativa en la cual hacen vida. Cabe destacar que al diseñar esta propuesta se tomaron en cuenta los insumos contenidos en los resultados derivados en la investigación realizada previamente en donde se detectaron las necesidades en la población objeto de este estudio y se propuso como respuesta a las condiciones  expresadas por los planificadores de la DG de Deporte Estudiantil encuestados un programa gerencial de Planificación Estratégica para ser más productivos.
La propuesta está diseñada como un curso de capacitación dirigido a los planificadores de la Dirección General de Deporte Estudiantil, este tiene una estructura basada en 4 módulos, para capacitar a los trabajadores con relación a planificación estratégica. Las temáticas a tratar son: Diagnóstico de la situación actual, objetivos corporativos, estrategias corporativas y planes de acción con un total de 72 horas, donde se abordaran como estrategias foros, ponencias, técnicas de investigación documental, mesas de trabajo, lecturas reflexivas. De igual manera la estructura es de la siguiente manera: fundamentación teórica, justificación, objetivos, general y específicos, estructura del programa,  actividades a realizar, fases para la construcción de la propuesta y evaluación.
Para la presentación de esta propuesta se llevaron a cabo los siguientes pasos
1.    Se planteó el objetivo general  y específicos  y los temas a tratar.
2.    Se establecieron los  temas a tratar los cuales describen el aprendizaje esperado al terminar el cada módulo.
3.    Se trazaron las estrategias metodológicas para llevar a cabo el proceso en la aprehensión de conocimientos.
4.    Se eligió el talento humano y los recursos materiales para el desarrollo del curso.
5.    Se estableció el lapso de ejecución de cada módulo.
6.    Se definieron los parámetros para la evaluación y de esta manera saber que conocimiento han adquirido los planificadores.

Fundamentación teórica

Se presenta el modelo de PE sugerido por la investigadora para el desarrollo de esta propuesta. En este  lo primero que se resalta en este modelo es la unión entre la estrategia que según Chandler, 1962 (citado en Mintzberg y otros, 1997) es “el elemento que determinaba las metas básicas de una empresa, a largo plazo, así como la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar estas metas” (p.2), los gerentes deben saber con cuáles recursos cuentan y que acciones pueden alcanzar con estos de la misma forma deben saber que objetivos y planes pueden diseñar, entonces la estrategia es la que guía el accionar de la empresa y la toma de decisiones.
Por su parte de acuerdo a Kaufman, 1973 (citado en Mestre, 2004) la función de la planificación es  “determinar qué  debe hacerse, a fin de que posteriormente puedan tomarse decisiones prácticas para su implantación. La planificación es un proceso para determinar a donde ir y establecer los requisitos para llegar a ese punto de la manera más eficiente” (p.26) es decir consiste en prever hacia el futuro ordenando anticipadamente las actividades a realizar, tomando decisiones para conseguir los objetivos planteados.
Teniendo en cuenta estos dos conceptos, según Paris (2005) la planificación estratégica es:

el proceso por el que una organización, una vez analizado el entorno en el que se desenvuelve y fijados sus objetivos a medio y largo plazo, elige (selecciona) las estrategias más adecuadas para lograr esos objetivos y define los proyectos a ejecutar para el desarrollo de esas estrategias. Todo ello estableciendo un sistema de seguimiento y actualización permanente que adapte los citados objetivos, estrategias y programas a los posibles cambios externos e internos que afectan a  la organización.(p.23)

La estructura de la planificación estratégica se basa en 4 etapas, en la primera se hace el análisis de la situación actual por medio del uso de la matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) en donde se estudian los factores del ambiente interno y externo de la organización, una vez se hayan establecidos estos parámetros se prosigue a la formulación de los objetivos corporativos en donde se deja claro el que hacer de la organización, se trazan las estrategias y los planes operativos anuales con sus respectivos presupuestos. Todas estas etapas se cumplen con una activa y productiva participación de los planificadores.

Justificación

La importancia de la presente propuesta es capacitar a los trabajadores de la DG de Deporte Estudiantil mediante un programa de planificación estratégica, en búsqueda de la excelencia y productividad organizacional así como una herramienta administrativa para ser más eficiente y eficaz la Dirección, al ejecutarla se logra una mejoría en la labor día a día de los planificadores. Por otra parte,  un desafío en las entidades públicas y deportivas es la ejecución de planes estratégicos realizados y conocidos por todo el personal. Así mismo este aporte organizacional puede ser transferido y aplicado en otras Direcciones Generales del Instituto Nacional para el Deporte.
En tal sentido, el objetivo que plantea la propuesta es entorno al modelo de Planificación Estratégica para la DG y permite detectar las oportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades. Todo lo expuesto anteriormente argumenta la realización de este curso de planificación estratégica, permitiendo lograr a largo plazo resultados relevantes en los trabajadores que participen activamente.
La planificación estratégica es un medio para aprovechar la efectividad de allí se hace necesario incorporar las teorías de esta corriente como herramienta gerencial. Por otra parte la propuesta se justifica al estar orientada hacia las necesidades detectadas en el diagnóstico donde se evidenció la necesidad de usar este programa,  de la misma forma en las  debilidades y fortalezas reveladas durante el análisis de los resultados.
También es viable socialmente ya que cuando a los trabajadores se les aplicó el instrumento reflejaron como prioridad el uso de la planificación estratégica. Es importante resaltar que cuando se diseña un programa gerencial es esencial tener en cuenta las necesidades de las personas para dar respuesta a estas y aplicarlo en el momento pertinente. 

Objetivos de la Propuesta

Objetivo General

Proponer un taller de actualización al personal adscrito a la Dirección General de Deporte Estudiantil con relación a la planificación estratégica.

Objetivos Específicos

1.    Sensibilizar a los planificadores con relación a la importancia de la planificación estratégica en el uso de sus actividades laborales.
2.    Facilitar a los planificadores herramientas que le permitan el uso de la PE en su labor para hacer más productiva su gestión.
3.    Definir los elementos y características de la planificación estratégica para lograr establecer el plan estratégico de la DG.
4.    Elaborar estrategias desde el enfoque de la PE para llevar a cabo los procesos que ejecuta la DG de Deporte Estudiantil.



Estructura del programa
A quien está dirigido
A los 16 planificadores de la DG de Deporte Estudiantil del Instituto Nacional del Deporte.


Modalidad
Presencial con una directa participación de los funcionarios.

Duración
72 horas. Cada uno de los cuatro módulos tendrá una duración de dieciocho horas, con una distribución de seis (6) sesiones de tres (3) horas cada uno.


Facilitadores
Dos (2) especialistas en administración del deporte con amplios conocimientos de planificación estratégica, un (1) especialista de trabajo en grupo y la investigadora.

Recursos y materiales
Computadora, video beam, material de apoyo, bolígrafos, carpetas, cartulina, papel bond, marcadores, Cds y material bibliográfico que sirva de apoyo en cada módulo.


Ambiente
Salón Belarcazal ubicado en las instalaciones del Instituto Nacional del Deporte, se eligió dicho auditorio por tener una adecuada ventilación e luminación, sillas y mesas cómodas, la solicitud para el préstamo se hará a través de la DG de Deporte Estudiantil. 

Contenido
Conformado por cuatro (4) módulos: diagnóstico de la situación actual, objetivos corporativos, estrategias corporativas y planes de acción.

Módulo  I. Diagnóstico de la situación actual: Lo comprenden talleres relacionados con el análisis de los elementos del ambiente interno y externo mediante el uso de la matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas), diagnóstico de los aspectos que condicionan el accionar de la DG mediante la sensibilización e interrelación grupal con relación al talento humano, estructura organizativa, canales de comunicación, aspectos gerenciales, recursos financieros y tecnológicos, decisiones estratégicas y aspectos legales, normativos y administrativos.

Sesión I: Metodología para el uso de la matriz DOFA

Sesión II: Diagnóstico de los elementos del ambiente interno (fortalezas).

Sesión III: Diagnóstico de los elementos del ambiente interno (debilidades).

Sesión IV: Diagnóstico de los elementos del entorno externo (oportunidades).

Sesión V: Diagnóstico de los elementos del entorno externo (amenazas).

Sesión VI: Elaboración del cuadro de la matriz DOFA



Módulo II: objetivos corporativos: incluye la formulación de la misión, visón, valores corporativos y objetivos estratégicos  de forma tal que se permita al trabajador su participación activa en la elaboración de las premisas que establecen la razón de ser de la Dirección, sus funciones básicas de la misma manera lo que la organización desea ser en un futuro. Se plantea mediante intercambio de opiniones una visión compartida que logre un respaldo de los trabajadores y sea una fuente de inspiración. También se le permite al planificador manejar de manera clara los valores corporativos y la filosofía de la DG así como participar en la elaboración de los objetivos estratégicos es decir a largo plazo, haciéndolos de tal modo que se puedan medir ya que son una definición operativa de la visión y la misión.

Sesión I: Basamento teórico relacionado con los objetivos corporativos

Sesión II: Identificación de los aspectos necesarios para la formulación de los objetivos corporativos.

Sesión III: Definición de la misión de la DG de Deporte Estudiantil. 

Sesión IV: Determinación de una visión compartida.

Sesión V: Valores corporativos y filosofía de gestión.

Sesión VI: Creación de los objetivos estratégicos de la DG de Deporte Estudiantil.

Módulo III: estrategias corporativas
Se busca establecer las estrategias corporativas para tener claro el plan global de la DG de Deporte Estudiantil, mediante grupos de trabajo y crear las líneas de acción para alcanzar los objetivos propuestos. Así mismo se formulan las estrategias a usar en el crecimiento de la Dirección, las acciones a cumplir con relación a la estabilidad y renovación en esta unidad administrativa y de ese modo motivar a un cambio individual y organizacional. 
Sesión I: Definición conceptual de las estrategias corporativas.
Sesión II: Beneficios tangibles a alcanzar con el uso de las estrategias.
Sesión III: estrategia corporativa relacionada con el crecimiento.
Sesión IV: estrategia corporativa referida a la estabilidad.
Sesión V: estrategia corporativa basada en la renovación.
Sesión VI: formulación de las estrategias.

Módulo IV: planes de acción
A través de los cuales se buscará la priorización de los planes, mediante grupos de trabajo con la formulación de estrategias para cumplir las metas establecidas de manera tangible, creación de un plan de acción en forma conjunta  donde se busque la materialización de los objetivos estratégicos y se establezcan plazos con relación al tiempo a emplear. También  los funcionarios aportan ideas para la elaboración del POA y de acuerdo a su conocimiento disponen el presupuesto a usar en cada proyecto asignando los recursos financieros y funcionarios encargados de cada actividad a realizar.

Sesión I: Basamento teórico sobre los planes estratégicos.
Sesión II: Priorización de estrategias.
Sesión III: Medidas para materializar los objetivos estratégicos.
Sesión IV: Elaboración de un anteproyecto del POA.
Sesión V: Formulación de los proyectos del POA.
Sesión VI: Asignación del presupuesto a los proyectos del plan operativa anual.

Una vez se cumplan a cabalidad los contenidos de cada nivel del  programa gerencial basado en la planificación estratégica dirigido al personal que labora en la Dirección General de Deporte Estudiantil  del Instituto Nacional del Deporte se espera haber capacitado a los planificadores de modo tal que sean capaces de aplicar las herramientas propuestas y ser agente de acción.

Referencias Bibliográficas

Fonseca, I (2011) Programa gerencial basado en la planificación estratégica dirigido al personal que labora en la Dirección General de Deporte Estudiantil  del Instituto Nacional del Deporte. Trabajo de
Grado  de  Maestría no publicado, Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Instituto Pedagógico 
de Caracas, Caracas.